האם בחתימה דיגיטלית כל המידע מוצפן ומאובטח?

בתוך תיקי העובדים המצויים על מחשבי החברה, או טפסים פיזיים השמורים בארונות ובתיקיות, ישנם מסמכים וטפסים המכילים פרטים שיכולים להיות רגישים, כגון פרטים אישיים של העובד, מצבו המשפחתי, המשכורת שלו ותנאים סוציאליים, ציוד שנמצא ברשותו ועוד. לפיכך ישנה חשיבות מרובה לשמירה על רמת אבטחה גבוהה ונאותה, ומכאן עולה השאלה האם בחתימה דיגיטלית כל המידע המועבר מהעובד אל המעסיק אונליין אכן מוצפן ומאובטח.

החתימה אכן מאובטחת

מבחינת החוק, ההגדרה של חתימה אלקטרונית היא סימן או מידע שמוצמד למסר אלקטרוני. כאשר מדברים על טפסים מקוונים שעוברים בין המעסיק והעובד החתימה הדיגיטלית היא לכאורה רק זו של העובד באמצעות העכבר או על מסך המגע של הטלפון הנייד. בנוסף לכך, ישנם סימנים רבים שיכולים להופיע על גבי טפסים דיגיטליים, כגון הלוגו של החברה, וברור שסימנים אלו לבדם אינם מצפינים או מאבטחים את המידע.

יחד עם זאת, כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית במערכת ניהול עובדים כמו איזידוק הכוונה היא לחתימות אלקטרוניות מאובטחות. מדובר בחתימות שחייבות לעמוד בארבעה תנאים מצטברים. התנאי הראשון הוא שמדובר בחתימה ייחודית לבעל אמצעי החתימה, התנאי השני הוא שהחתימה תאפשר לכאורה זיהוי של בעל החתימה, התנאי השלישי הוא שהפקת החתימה נעשתה עם אמצעי חתימה המצוי בשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי, והתנאי הרביעי הוא שהחתימה אפשר לזהות אם בוצעו שינויים במסמך לאחר שנחתם.

זאת אומרת שמסמכים חתומים דיגיטלית על ידי מערכת איזידוק מאפשרים זיהוי של החותם, זיהוי של אמצעי האימות והקשר ביניהם, וכן את שלמותו של המסר. הדבר מושג באמצעות קוד ייחודי ששייך לבעל אמצעי החתימה אשר נוסף בתור חתימה שלו על קובץ מוצפן ומצורף אל המסמך המקורי. זהו תהליך טכני שנעשה באופן אוטומטי ומובנה אל הוצאת המסמך עם מערכת הניהול שלנו, ואינו מצריך התעסקות מיוחדת מצידו של החותם על המסמך המקוון.

אם כן, המידע שנמצא בתוך טופס או מסמך חתום דיגיטלית עם מערכת איזידוק אכן מוצפן ומאובטח. יתר על כן, המערכת שלנו מספקת רמת אבטחה אפילו גבוהה יותר מאשר שימוש בניירת פיזית השמורה במשרד. זאת מכיוון שכאשר משתמשים בניירת פיזית יכולות להיעשות טעויות בתום לב, למשל תיוק של טפסים בתיקים לא נכונים, שכחה של טפסים במקומות שונים והגעתם לידיים בלתי מורשות. עם המערכת שלנו הטופס המאובטח עובר אוטומטית לתוך תיק העובד בהתאם להגדרות שניתנו מראש, ומכאן והלאה הוא חשוף לעיונם של גורמים מאושרים בלבד בהתאם לצורך, כגון אנשי מחלקת משאבי האנוש, רואה החשבון או חשב השכר של החברה.