חתימה דיגיטלית על מסמכים לעורכי דין

פעילותם השוטפת של משרדי עורכי דין כוללת מילוי טפסים והחתמות על מסמכים באופן יומיומי. מדובר במלאכה שאותה מבצעים עורכי הדין בעצמם וכן אנשי אדמיניסטרציה האחראיים על הנושא במשרד, וזאת מול לקוחות וגורמים נוספים הקשורים לטיפול בתיק. חשוב לדעת שאת המונוטוניות, את השעות המרובות, את הטרחה וההתעסקות אפשר לקצר, לשפר ולייעל מאוד באמצעות מערכת easydoc המאפשרת לבצע החתמה דיגיטלית על מסמכים באופן מקוון וללא נייר.

מה נותנת חתימה דיגיטלית לעורכי דין?

כידוע, עד לאחרונה כאשר רציתם להחתים לקוחות על מסמכים כמו הסכם שכר טרחה, אימות חתימה מרחוק, ייפוי כוח וכדומה – היה צורך לשלוח את המסמך במייל, לשלוח אותו בדואר שליחים או להזמין את הלקוח למשרד על כל המשתמע מכך מבחינת טרדה, זמן והוצאות נלוות. במידה ושלחתם במייל את המסמך, הלקוח היה צריך להדפיס אותו על מנת שיוכל למלא פרטים או לכל הפחות לחתום עליו, ולאחר מכן לסרוק אותו, לשמור על המחשב ולשלוח אליכם חזרה במייל או בפקס. כעת, במידה ואתם עדיין שומרים טפסים באופן פיזי גם צריך שוב להדפיס את המסמך ולתייק אותו.

לעומת זאת, חתימה דיגיטלית על מסמכים מקצרת ומייעלת את התהליך באופן משמעותי. למעשה, כל מה שצריך לעשות היא לקחת את המסמך ב- PDF או בוורד ולהעלות אותו אל מערכת easydoc שממירה אותו תוך כמה שניות לכדי טופס מקוון. כעת אפשר לשלוח את הטופס אונליין למייל או לנייד של הלקוח, וכל מה שהוא צריך לעשות זה רק לחתום עם העכבר של המחשב או עם האצבע על המכשיר הנייד. הלקוח גם יוכל למלא שדות בטופס במידה והדבר נדרש שכן המערכת שלנו מוסיפה אותם לפי צורך, וגם יוכל לצרף עוד מסמכים, אישורים, תיעודים וכדומה. לאחר שסיים המסמך נשלח מייד בחזרה אליכם ונכנס אוטומטית אל התיק של הלקוח בספרייה שהגדרתם מראש.

ומה זה נותן? קודם כל החתמה דיגיטלית על מסמכים היא הרבה יותר מהירה ונוחה, בלי כל ההתעסקות והתהליך שתואר לעיל. זאת אומרת שגם עורכי הדין וגם עובדי האדמיניסטרציה של המשרד מתפנים ליותר משימות ולהגברת הפריון של שעות העבודה, ולפי כל הדיווחים גם שביעות הרצון עולה – הן של העוסקים במלאכה והן של הלקוחות. בנוסף, המשרד חוסך לא מעט הוצאות על ניירת, מדפסות, טונרים, ארוניות, תיקיות ושאר הציוד המשרדי, ואם לא די בכך – העבודה המקוונת חוסכת טעויות אנוש כגון אובדן מסמכים, תיוק שגוי, או חלילה הגעה של המסמך לידיים לא נכונות. אכן, מדובר במסמכים העומדים בקריטריונים של חתימה דיגיטלית מאובטחת, מה שאומר שיש עליהם קוד מוצפן לאימות זהות השולח ולמניעת כל שינוי במסמך לאחר שנחתם, אלא אם מדובר בגורם מאושר של המשרד. באותו האופן, גם היכולת לגשת למסמכים כדי לצפות בהם פתוחה רק לאנשים בעלי הרשאה לפי ההגדרות שלכם.