חוק חתימה אלקטרונית - כל מה שצריך לדעת

אם גם אתם עושים את המעבר, או לפחות שוקלים להעביר את העסק להתנהלות "ללא נייר", כדאי שתדעו שלא כל טופס שמעבירים לכדי קובץ דיגיטלי תופס בכל מקום. ישנם מסמכים וטפסים רבים שאותם צריך להעביר, בעיקר לרשות המיסים אך גם לגורמים נוספים, המחייבים שמירה על רמת אבטחה נאותה. זאת בנוסף לרמת אבטחה שחשוב מאוד להקפיד עליה בטפסים כגון הסכמי עבודה, טפסי החתמה על ציוד לעובדים וכן הלאה. כל הדברים הללו מעוגנים בהגדרות של חוק חתימה אלקטרונית הנוגעות לסוג "החתימה הדיגיטלית" שיש על גבי המסמכים, שהיא יותר מרק חתימה של אדם על גבי מסמך.

אז מה זה חוק חתימה אלקטרונית?

לאור ההתפתחויות הטכנולוגיות והמעבר לפעילות מקוונת בתחומי מתן השירותים, המסחר, הצרכנות, ההעסקה ועוד, עלה הצורך להסדיר אותה באמצעות דינים. לפיכך, בשנת 2001 בא לעולם חוק חתימה אלקטרונית ולאחריו עוד תקנות וצווים. בראש ובראשונה, החוק מגדיר מה מסר אלקטרוני: כל מידע שנוצר, נקלט, נשלח או נשמר באמצעים אופטיים או אלקטרוניים, ובהמשך נשמע, נקרא או אוחזר באמצעים כאלו. ומאחר שהמטרה היא להגביר את הוודאות ואת התוקף של מסרים אלקטרוניים, קובע החוק תנאים להיות מאובטח ולכן מתקבל אצל גורמי ממשל ורשות המיסים.

התנאים הללו הם שעומדים מאחורי ההגדרה של חתימה אלקטרונית מאובטחת כפי שמערכת EasyDoc מספקת. הכוונה היא למסר אלקטרוני הנושא חתימה ייחודית לבעל אמצעי החתימה – כלומר מידע ייחודי, תוכנה או חפץ הנדרשים לצורך ההפקה של החתימה. בנוסף, החתימה חייבת לאפשר זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה, כלומר מי שאמצעי החתימה הופק עבורו. כמו כן, את החתימה יש להפיק עם אמצעי חתימה שנתון תחת שליטה בלעדית של בעל אמצעי החתימה, ולבסוף – מדובר בחתימה המאפשרת זיהוי של שינויים שבוצעו במסר האלקטרוני לאחר חתימתו.

אם כן, כל מסר אלקטרוני העומד בארבעת התנאים שתוארו לעיל נושא למעשה חתימה דיגיטלית מאובטחת, ובמילים פשוטות: מלבד חתימתו של האדם על המסמך מצורף אליו אוטומטית על ידי המערכת שלנו גם צופן בלעדי, בלי התערבות או צורך בידע מיוחד מצד החותם.

עוד היבטים של חוק חתימה אלקטרונית

מערכת EasyDoc מספקת אם כן טפסים מקוונים הנושאים חתימה מאובטחת. יחד עם זאת, החוק מגדיר עוד סוג של חתימה הנקראת חתימה אלקטרונית מאושרת, שהינה אותה החתימה המאובטחת שתוארה לעיל בתוספת גורם מאשר המנפיק תעודה אלקטרונית שמאשרת את כשרות המסמך. גורם זה צריך להיות רשום במרשם הרלוונטי ושירותיו כרוכים בתשלום נוסף. יש להדגיש כי החתימות המאושרות נדרשות רק במצבים מאוד ספציפיים המצריכים רמת וודאות עוד יותר גבוהה. מעבר לכך, החוק עוסק בנושאים פורצדוראליים רבים כגון סוגי ההצפנה האפשריים של חתימות אלקטרוניות מאובטחות, תקנים, תנאים להרשמה בתור גורם מאשר ועוד. אך העיקר הוא החתימה המאובטחת כפי שמספקת המערכת שלנו.